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INFORMACIÓN DOCUMENTADA Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
El Manual de Gestión de la Información Documentada es una herramienta estratégica desarrollada por Fe y Alegría Colombia con el propósito de establecer los lineamientos, criterios y prácticas necesarias para asegurar la adecuada gestión de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. Su finalidad es garantizar la integridad, disponibilidad, confidencialidad, trazabilidad y acceso oportuno a la información institucional, contribuyendo a la eficiencia operativa, el cumplimiento legal y la sostenibilidad de la gestión organizacional.
Principales aspectos desarrollados en el Manual
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Gobernanza de la información documentada
Define roles, responsabilidades y estructura organizacional para asegurar el liderazgo, coordinación y mejora continua del sistema documental a nivel nacional y regional. -
Jerarquía de los documentos
Clasifica los documentos en cuatro niveles: estratégicos (políticas y objetivos), tácticos (manuales y procedimientos), operativos (instructivos y formatos) y de evidencia (registros). -
Ciclo de vida documental
Establece las etapas desde la creación hasta la disposición final de los documentos, contemplando almacenamiento, uso, preservación y eliminación controlada. -
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGDA)
Alineado con las normas ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2022, define los procesos, recursos, tecnologías y condiciones requeridas para una gestión segura y eficiente. -
Infraestructura tecnológica y seguridad de la información
Incorpora plataformas como SharePoint, OneDrive y SAP para el control digital, asegurando trazabilidad, acceso controlado y respaldo de la información. -
Codificación y estructura de documentos
Uniformiza la presentación de los documentos mediante codificación estandarizada, encabezados, controles de versiones y contenido mínimo definido. -
Articulación con el SG-SST
Incluye los documentos requeridos para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, asegurando su preservación por 20 años y acceso restringido según la norma. -
Gestión del conocimiento y sostenibilidad ambiental
Promueve la sistematización de experiencias pedagógicas y administrativas, la digitalización de archivos y el uso racional del papel, en coherencia con la misión educativa y los principios ecológicos de la organización.
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