NP Gestión de Contratos PyP

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

PROCESO

CÓDIGO

FECHA

VERSIÓN

GESTIÓN DE CONTRATOS PÚBLICOS Y PRIVADOS

INN-CP-01

30/04/2025

OBJETIVO

Asegurar la estructuración, ejecución, seguimiento y cierre técnico, administrativo, financiero y legal de los contratos y convenios suscritos con entidades públicas y privadas, garantizando el cumplimiento de los requisitos contractuales, normativos e institucionales, y contribuyendo al logro de los fines misionales de Fe y Alegría de Colombia en materia educativa, pastoral y social, bajo criterios de transparencia, eficacia y sostenibilidad.

ALCANCE

Este proceso aplica a todas las etapas del ciclo contractual de los proyectos y servicios gestionados por Fe y Alegría de Colombia mediante convenios, contratos o alianzas con entidades públicas o privadas, incluyendo la convocatoria, formulación, legalización, ejecución, seguimiento, evaluación y cierre.

Lider del proceso

Líder del proceso

APRUEBA

xxxxxl

CONSULTA A

xxxx

INFORMA

xxxxx

Riegos y oportunidades

Operación y control del Proceso

indicadores de proceso

Requisitos

NTC ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de calidad

NTC ISO 31000:2018 Gestión del riesgo

NTC ISO 19001:2018 Auditoría de los sistemas de gestión

Decreto 1072 de 2015 -Sector trabajo

Resolución 0312 de 2019 estándares mínimos SG-SST

Ley 1581 de 2012 - Datos personales

Sistema de Mejora de la Calidad SMC FyA

1. Compañía de Jesús

2. Junta Directiva.

3. Padres de familia, estudiantes y participantes.

4. Directores / Rectores.

5. Comunidad Educativa.

6. Ministerio de Educación

7. Ministerio de trabajo.

8. Secretarías de Educación.

9. Otros Procesos

10. Contratistas / Proveedores.

11. SMC FyA

12. ICONTEC

1. Requisitos legales y reglamentarios.

2. Requisitos contractuales.

3. Marco Estratégico Institucional.

4. Documentos y directrices Federativas.

5. Modelo pedagógico.

6. Informes de auditoría.

7. Políticas y criteriología organizacionales.

8. Presupuesto.

1. Detección de oportunidades contractuales alineadas con la misión institucional, planes estratégicos y capacidades operativas.

2. Elaboración de propuestas técnico-administrativas y presupuestales, según los términos de referencia y los requerimientos del contratante.

3. Suscripción de contratos y convenios, verificación de requisitos legales, pólizas, garantías y formalización de compromisos institucionales.

4. Diseño de los planes operativos, pedagógicos, financieros y de seguimiento para la ejecución del contrato conforme a sus obligaciones.

5. Implementación de las actividades contratadas mediante la gestión pedagógica, administrativa, pastoral, logística y comunitaria.

6. Coordinación y control de la operación del contrato, verificación del cumplimiento de indicadores, cronogramas, entregables y calidad del servicio.

7. Registro sistemático y controlado de informes, actas, soportes técnicos, financieros y legales requeridos por el contratante y el SGI.

8. Valoración de los resultados e impactos del contrato, en lo técnico, operativo y financiero, con base en indicadores y retroalimentación de las partes.

9. Proceso de cierre contractual que incluye revisión de compromisos, entrega de informes finales y conciliación de cuentas.

1. Contratos o convenios formalizados.

2. Planes operativo contractual.
3. Informes técnicos, pedagógicos y financieros periódicos.
4. Soportes documentales sistematizados.
5. Acta de liquidación y cierre del contrato.
6. Informe de evaluación del contrato y lecciones aprendidas.