CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
PROCESO
CÓDIGO
FECHA
VERSIÓN
COMPRAS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES
INN-CP-01
30/04/2025
01
OBJETIVO
Asegurar la adquisición oportuna, transparente y eficiente de bienes y servicios requeridos para el funcionamiento de los centros, proyectos y acciones de Fe y Alegría de Colombia, mediante procesos de selección, contratación, seguimiento y evaluación de proveedores que garanticen calidad, legalidad, equidad, criterios de sostenibilidad y cumplimiento de los requisitos internos, contractuales y legales.
ALCANCE
Este proceso aplica a todos los centros educativos y administrativos de Fe y Alegría de Colombia, a nivel nacional, regional y local. Cubre desde la identificación de necesidades de compra, la elaboración de requisiciones, selección y contratación de proveedores, hasta el seguimiento a la entrega de productos o servicios, verificación de calidad, legalidad y condiciones contractuales, y la evaluación periódica del desempeño de los proveedores.
Lider del proceso
Líder del proceso
APRUEBA
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CONSULTA A
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INFORMA
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Requisitos
NTC ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de calidad
NTC ISO 31000:2018 Gestión del riesgo
NTC ISO 19001:2018 Auditoría de los sistemas de gestión
Decreto 1072 de 2015 -Sector trabajo
Resolución 0312 de 2019 estándares mínimos SG-SST
Ley 1581 de 2012 - Datos personales
Sistema de Mejora de la Calidad SMC FyA
1. Compañía de Jesús
2. Junta Directiva.
3. Padres de familia, estudiantes y participantes.
4. Directores / Rectores.
5. Comunidad Educativa.
6. Ministerio de Educación
7. Ministerio de trabajo.
8. Secretarías de Educación.
9. Otros Procesos
10. Contratistas / Proveedores.
11. SMC FyA
12. ICONTEC
1. Requisitos legales y reglamentarios.
2. Requisitos contractuales.
3. Marco Estratégico Institucional.
4. Documentos y directrices Federativas.
5. Modelo pedagógico.
6. Informes de auditoría.
7. Políticas y criteriología organizacionales.
8. Presupuesto.
1. Identificación de necesidades de bienes y servicios por parte de centros de trabajo, proyectos o áreas de acción.
2. Verificación de criterios de legalidad, disponibilidad financiera y pertinencia de las compras solicitadas.
3. Selección objetiva del proveedor bajo criterios de calidad, precio, cumplimiento y alineación institucional.
4. Contratación o emisión de órdenes de compra con condiciones claras de entrega, forma de pago y garantías.
5. Recepción y revisión de bienes o servicios adquiridos, verificando cantidad, calidad y condiciones acordadas.
6. Evaluación y reevaluación periódica del desempeño de proveedores: cumplimiento, tiempos de entrega, calidad y servicio.
7. Actualización del banco de proveedores y generación de reportes para auditoría, seguimiento y mejora continua.
1. Órdenes de compra o servicios emitidas.
2. Contratos o convenios de adquisición formalizados.
3. Registro documental de selección, compras y entregas.
4. Bienes y servicios adquiridos y recibidos conforme a lo solicitado.
5. Informes de evaluación y reevaluación de proveedores.
6. Base de datos actualizada de proveedores calificados.
1. Comunidad Educativa.
2. Aliados estratégicos.
3. Colaboradores.
4. Procesos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
SITIOS DE GESTIÓN Y BIBLIOTECAS
APLICATIVOS Y OTROS
Elaboró
Nadia Lozada
Directora Estratégica de Calidad
Revisó
Nadia Lozada
Directora Estratégica de Calidad
Aprobó
P. Juan Manuel Montoya
Director Nacional