REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SGI

2018

MEJORAS LOGRADAS

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

1. Mayor énfasis en la planificación y control de los procesos del sistema.​

2. Registro y gestión de SQRF y de control hallazgos con mayor participación de todos los implicados en la solución de los mismos.​

3. Descentralización en el registro y análisis de indicadores de procesos. ​

4. Mejora en la documentación de los elementos requeridos por la norma ISO 9001:2015 y la nueva norma de Seguridad y Salud en el Trabajo. ​

5. Herramientas interactivas para la gestión de requisitos de la nueva norma que permite a los usuarios según su rol la gestión de los mismos. ​

6. Paso de documentos textuales de los procedimientos a flujogramas. ​

7. Documentación de las actividades de los procesos que se soportan en SAP y ORFEO facilitando la identificación y la importancia de ser realizadas por cada responsable.

Teniendo en cuenta que la página del SGI se encuentra estructurada, el año 2019 será clave para:​

  • Adelantar procesos de formación con los comités regionales de calidad para fortalecer el dominio sobre sus herramientas. ​

  • Fortalecer la estructura de caracterizaciones y procedimientos de los procesos de administración financiera, de recursos y jurídica con base en el conocimiento y dominio que se ha adquirido del sistema SAP.​

  • Diseñar una estrategia que permita la comunicación permanente de los elementos del sistema con todas las personas especialmente al interior de Fe y Alegría, con el fin de que orienten las acciones que van generando cada una de las actividades de los procesos.​

  • Fortalecer la gestión de los procesos con base a las herramientas y requerimientos establecidos para cada un de ellos (estructura de Planeación y Control de Procesos)

2017

MEJORAS LOGRADAS

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

​Simplificación

  1. Ambiente web interactivo. 

  2. Mejoramiento de la experiencia de uso de los usuarios del sistema con sus elementos (videos, formularios online, trabajo colaborativo, vinculación, cargue y descarga de documentos, acceso a información según roles). 

  3. Rediseño de caracterización de los procesos integrando los elementos de la norma y aquellos requisitos de la organización para mejorar el entendimiento de los mismos. 

  4. Diseño de procedimientos utilizando método de flujogramas, para mostrar las interacciones entre las actividades, responsables y resultados, evitando textos largos y complejos para describir los procesos.

Integración

  1. Definición de una estructura de alto nivel en forma de menú́ para el alojamiento de los elementos y requisitos que integran los dos sistemas (SGMC y SGSST) que van desde la planificación hasta las acciones de mejora del sistema. 

  2. Integración de requisitos comunes de las diferentes disciplinas en los procesos y procedimientos. 

  3. Visualización de las actividades de los procedimientos que se desarrollarán desde SAP u otros sistemas documentales o de información. 

  4. Una misma herramienta de gestión documental para los dos sistemas, Calidad y Seguridad y Salud en el Trabajo: SharePoint. 

  • Seguir en el ejercicio de simplificación de los procesos y su articulación con el SGSST con el fin de agilizar su comprensión e implementación, sin renunciar a lo fundamental en las exigencias organizativas del Movimiento y de la norma ISO 9001:2015.

  • Priorizar la formulación de los indicadores que son relevantes para el SGI.  

  • Adelantar procesos de formación y acompañamiento en los nuevos procesos del SGI.

  • Ajustar el Manual de Perfiles y Funciones en coherencia con la nueva estructura organizacional. 

  • Mantener una dinámica de gestión del cambio que motive la comprensión y la puesta en marcha de la nueva partitura. 

  • Promover el uso de las herramientas del SGI.

2016

MEJORAS LOGRADAS

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

PROYECCION PARA EL 2017

Visita 1 de 2 de seguimiento a la Recertificación del SGMC

  • En la visita realizada el 9 y 10 de noviembre de 2016 por Bureau Veritas, se mantuvo la recertificación del SGMC, con vigencia 15 de septiembre de 2018, sin presentarse ninguna No conformidad.

Implementación del SG SST

  • Se contrató una firma que ha dado estructura al SG SST a través de una herramienta virtual que permitirá el acceso a la información y control de los registros que se vayan generando en los diferentes procesos.

  • La articulación del SGSST con el SGMC, hace parte de una de las iniciativas del nuevo Mapa Estratégico hacia el 2020, actividad que está siendo financiada por ALBOAN con el proyecto de fortalecimiento institucional 2016.

 

Diseño e implementación de Acciones Preventivas

  • Se detectó la necesidad de abrir un espacio con todas las administraciones regionales, para llevar actividades de planeación, seguimiento y control de temas administrativos y financieros, locales y nacionales del SGMC.

  • Se diseñó el ejercicio de sintonización de todas las personas con la Nueva Partitura.

  • Se estableció una alianza con el área de tecnología de la Compañía de Jesús por su gran trayectoria y experiencia en implementación de un Software de Gestión Integral para acompañar este proceso en Fe y Alegría. 

  • Se ejecutó un plan piloto para ajuste a los procesos de Tesoreria y Compras para mejorar el tema de trámite de facturación. 

  • Seguir en el ejercicio de simplificación de los procesos y su articulación con el SGSST con el fin de agilizar su comprensión e implementación, sin renunciar a lo fundamental en las exigencias organizativas del Movimiento y de la norma ISO 9001:2008. Priorizar la formulación de los indicadores que son relevantes para el SGMC. 

  • Adelantar procesos de formación y acompañamiento en los nuevos procesos del SGMC.

  • Ajustar el Manual de Perfiles y Funciones en coherencia con la nueva estructura organizacional.

  • Mantener una dinámica de gestión del cambio que motive la comprensión y la puesta en marcha de la nueva partitura.

  • En el año 2017, Fe y Alegría debe adaptar la estructura y los procesos organizacionales a la nueva partitura.

  • En la iniciativa 24 del Mapa estratégico hacia el 2020 se hace referencia a los hitos que harán posible la actualización y simplificación del SGMC y su articulación con el SG SST ejercicio que será abordado por una firma consultora para tal fin.

  • Como apoyo al desarrollo de todos los procesos se contará con un Software de Gestión Integral que permita recoger, procesar y analizar la información de cada uno de ellos, logrando la actualización permanente, la generación de reportes y el proceso de seguimiento para que la mejora se instale en la cultura organizacional. 

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 

FE Y ALEGRÍA COLOMBIA

La documentación disponible en este Sitio, fue revisada, aprobada y se encuentra en su última versión.

La Documentación del SGI es de uso exclusivo de los trabajadores de Fe y Alegría

(2019)